Frankfurt am Main (ots) –
Eine neue BearingPoint-Studie beleuchtet das Vertragsmanagement als unternehmerische und administrative Notwendigkeit in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft und Verwaltung. Unternehmensverantwortliche sind demnach in der Pflicht, Agilität, Transparenz und Handlungsfähigkeit jenseits von Dokumentenablage sicherzustellen. Technologische Potenziale bleiben vielerorts ungenutzt.
Mit einer soeben veröffentlichten Studie kann die Management- und Technologieberatung BearingPoint zeigen, dass Contract Lifecycle Management (CLM) das Potenzial bietet, weit über Compliance-Gewährleistung hinauszuwirken. Die Untersuchung, die auf einer branchenübergreifenden Umfrage basiert, beleuchtet anhand spezifischer Personas den aktuellen Status quo. Es werden zudem Potenziale identifiziert und Handlungsempfehlungen für zukunftsfähiges Vertragsmanagement aufgezeigt.
„In Zeiten regulatorischer Unruhe und wachsender Komplexität wird Contract Lifecycle Management zum entscheidenden Kompass für unternehmerisches Handeln. Contract Lifecycle Management ist keine Technikfrage. Es ist eine Führungsfrage. Und Führung heißt: Verantwortung übernehmen – für Prozesse, für Ergebnisse, für die Gesellschaft. Für die öffentliche Hand ist modernes Vertragsmanagement kein Nice-to-have – es ist der Schlüssel zu rechtssicherer Beschaffung, effizientem Mitteleinsatz und bürgernaher Verwaltung“, so Ammar Jamal, Partner bei BearingPoint und Co-Autor der Studie.
CLM: Steuerungsinstrument für Effizienz und rechtssichere Beschaffung
Wie aus drei Buchstaben tausend Möglichkeiten für Compliance-Befolgung, Organisationsentwicklung und Unternehmenserfolg werden? Unternehmen und Organisationen tun gut daran, so die Analyse, Verträge zu zentralen Informationsquellen und Schlüsselfaktoren einer bereichsübergreifenden Zusammenarbeit zu machen. Ein ganzheitliches Management bietet, das zeigen die Befragungen im Rahmen der Studie, gleich mehrere Vorteile:
– Monitoring von Produktionskosten,
– Pflege belastbarer und nachhaltiger Lieferantenbeziehungen,
– Aufdeckung von Risiken bei der Vertragserfüllung,
– Effizienz und rechtssichere Beschaffung.
Damit diese Vorteile wirksam werden, ist laut Studie die umfassende Transparenz bestehender Prozesse mitsamt Dokumentation, Analyse und Standardisierung eine Grundvoraussetzung. Beim aktuellen Umgang mit dem Thema geben überhaupt nur 25,7 Prozent der Befragten an, ein IT-System für CLM zu nutzen. Ganze 74,3 Prozent verzichten auf entsprechende Tools.
Effizienzsteigerung und Risikominimierung durch KI erwartet
Ausgereifte und den Unternehmensstrukturen angepasste CLM-Lösungen haben, wenn sie über die Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit verfügen, ein großes Effizienz- und Automatisierungspotenzial. Digitale Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung bieten in den Augen der Befragten enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung. Als Best Practices für den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Contract Lifecycle Management konnten – sowohl in kleinen Betrieben als auch in Großunternehmen – insbesondere folgende Anwendungsfälle identifiziert werden:
– Automatisierte Vertragsprüfung,
– Nutzung von Klausel-Bibliotheken,
– Digitalisierung von Freigabeprozessen.
Trotz dieser Vorteile wird das Potenzial digitaler oder gar KI-basierter CLM-Lösungen noch nicht umfassend genutzt. Während einige Unternehmen bereits erste Schritte in Richtung digitaler Lösungen unternommen haben, arbeiten viele noch mit manuellen Prozessen und ohne spezialisierte (KI-)Tools für Contract Lifecycle Management. 66 Prozent der Befragten stimmen bzw. stimmen sogar voll und ganz der Aussage zu, dass verstärkter KI-Einsatz die Arbeit erleichtern kann. Jedoch setzen derzeit nur 33 Prozent der Befragten strukturierende Hilfsmittel wie KI-gestützte Funktionen zur Dokumentenerstellung ein. Auch bei Unternehmensgrößen und Strukturen zeigen sich markante Differenzen. Lediglich 32 Prozent der befragten kleineren Unternehmen bestätigen Initiativen für strukturiertes CLM. Bei den größeren Unternehmen geben 60 Prozent an, bereits über standardisierte Prozesse zu verfügen.
Trotz Automatisierung: Aufbrechen von Silostrukturen und Schaffung von Transparenz unverzichtbar
CLM erfordert bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Das Aufbrechen von Silostrukturen und die Schaffung durchgängiger Transparenz sind demnach entscheidend für den Erfolg eines modernen CLM. Die Studie identifiziert als Voraussetzung für die Bereitschaft der Mitarbeitenden, neue Technologien zu nutzen und aktiv an der Weiterentwicklung mitzuwirken, eine positive Vorreiterrolle von Führungskräften und die rechtzeitige Einbindung der Belegschaft.
Die Studie betont zudem die Bedeutung der Ganzheitlichkeit: Um das Vertragsmanagement strategisch weiterzuentwickeln, müssen von der Rechtsabteilung über den Einkauf bis hin zur Geschäftsführungsebene alle Kompetenzen ineinandergreifen und von der Reifegradanalyse und der Konzeptionierung bis zur Implementierung und nachhaltigen Verankerung von CLM-Tools alle Schritte berücksichtigt werden.
Jean-Paul Wehrens, Partner bei BearingPoint und Co-Autor der Studie, kommentiert: „Die wahre Chance im digitalen Vertragsmanagement liegt nicht allein in der Automatisierung, sondern in der strategischen und bereichsübergreifenden Nutzung. Indem Silostrukturen aufgebrochen und vollintegrierte Prozesse geschaffen werden, entsteht die Grundlage für bereichsübergreifende Zusammenarbeit und eine durchgängige Transparenz entlang des gesamten Vertragslebenszyklus.“
Über die Studie
Für die Studie wurden im Zeitraum April bis Juni 2025 über 200 Expertinnen und Experten aus verschiedenen Branchen und mit Abteilungsfokus Recht, Einkauf und Geschäftsführung befragt. Zum Feld gehören kleine Betriebe mit unter 50 Mitarbeitenden genauso wie Großunternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten. Die Auswertung erfolgte sowohl quantitativ als auch qualitativ und repräsentiert die Vielfalt der Perspektiven im Vertragsmanagement.
Die vollständige Studie mit dem Titel „Contract Lifecycle Management neu denken – Strategische Impulse für Wirtschaft und Verwaltung“ steht unter folgendem Link zum Download zur Verfügung: https://ots.de/9ud5CZ
Die Infografik anbei ist für redaktionelle Zwecke frei verwendbar. Wir bitten um Quellennachweis: BearingPoint.
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